Как правильно написать служебную записку: пошаговая инструкция

Для каждой организации, предприятия или компании служебная записка – это стандартная процедура, без которой невозможно быстро решать разного рода проблемы. Но чтобы не терять время на ошибочное оформление, стоит один раз узнать, как правильно написать служебную записку. Эта информация поможет оперативно действовать, вовлекать в вопрос другие лица и получать своевременную помощь.

Что такое служебная записка?

Служебная записка – это форма оборота документации внутри предприятия, которая позволяет быстро и качественно решать определенные трудности. Ее главная цель заключается в том, чтобы уведомить должностное лицо о существующей проблеме. Также могут быть прописаны собственные идеи для решения вопроса и согласование будущих действий.

Значение записки сложно переоценить. Давайте представим, что один сотрудник столкнулся со сложным делом и провалил его. Если он не написал данный документ, то вся ответственность ляжет именно на него. Но при наличии записки волноваться не стоит. Документ будет свидетельством того, что человек пытался сделать все возможное, но не получилось. Он сообщил об этом своим коллегам или начальству. Теперь трудиться в этом направлении будут все вместе.

Единой формы служебной записки нет. Можно писать любой текст, используя правила делового письма. Отправка документа происходит либо в форме бумажного письма, либо через электронную почту.

Как составить служебную записку?

Несмотря на то что одного образца служебной записки нет, стоит учесть некоторые нюансы, чтобы правильно ее оформить. Вы можете воспользоваться общими требованиями или узнать все детали у секретаря или администрации. Возможно, что у вас на работе уже есть готовый бланк, так что не нужно будет тратить время на дополнительные раздумья.

В любом документе должны быть следующие реквизиты:

1. В правом верхнем углу необходимо написать данные адресата. Сюда входит ФИО, наименование должности.
2. Ниже в центре нужно написать название документа «служебная записка» и ее номер.
3. Дальше вы описываете проблему. Желательно писать кратко и логично. Мысль должна легко восприниматься. Обязательно учитывайте тот факт, что текст должен начинаться с тезиса (основной мысли) и подкрепляться аргументами.
4. Внизу четко перечисляются возможные действия автора записки или указания для самого адресата.
5. В конце стоит написать свою фамилию, инициалы и подписать документ.

Этот шаблон используется везде, так что при необходимости вы можете спокойно следовать пунктам. Главное, не используйте жаргоны, несвязные предложения и стилистические ошибки. Они будут мешать уловить суть дела.

Образец служебной записки

Чтобы было легче сориентироваться, давайте рассмотрим данную информацию на примере. Текст вашей записки может быть похожим.

Директору ЧП «Лилия»

Коновалову Виктору Сергеевичу

г. Москва

15 июля 2006 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В главном цехе с 13 июля сломано два холодильника. Специалист осмотрел технику и написал список деталей, которые необходимо купить (список прилагается). Общая сумма ремонтных работ составила 14 000 рублей (четырнадцать тысяч рублей). На данный момент фонд, отведенный для ремонтных услуг, пуст. Без быстрого вмешательства цех не сможет выполнять работу в полном объеме.

Прошу:

1. Выделить указанную сумму, прописанную в списке деталей.
2. Предоставить двух работников для починки техники.

С уважением, начальник главного цеха, Винарчук Александр Николаевич.

Как оформить служебную записку в электронном виде?

Сегодня все чаще используют именно электронные записки. В них есть много положительных моментов. Например, не нужно постоянно писать новый документ. На компьютере всегда будет храниться готовый образец. Нужно будет только вставить в нужные места информацию. Большую роль играет и скорость отправки бумаги. А это ведет за собой быстрое вмешательство и решение трудностей. Сидя за экраном, можно вовлекать в работу сотрудников разных отделов, следить за их работой и быстро получать ответы.

Создать записку очень просто. Мы берем тот же пример, что использовали раньше. Дальше вводим текст. Только стоит учесть тот момент, что в электронной почте есть отдельная графа адресата. Поэтому уже не нужно в самом документе писать, кому предназначена информация. Если у каждого отдела есть свой общий ресурс, то нужно не забыть в теме письма написать имя получателя.

Второй нюанс состоит в том, что в электронных письмах часто уже есть подпись автора. Она формируется автоматически, но вы можете поменять текст в настройках. Так что все дальнейшие письма будут подписаны одинаково.

Еще в такой почте есть функция оповещения. Стоит поставить галочку напротив фразы «оповещать о прочтении». Как только адресат открывает документ, то срабатывает система, и вы получаете сообщение. Это не только уберет всякие мысли о том, была ли прочтена запись, но и у вас будет подтверждение того, что письмо было передано.

Почему так важно уметь писать служебные записки?

В рабочем процессе мнение окружающих о сотруднике играет важную роль. Особенно это касается мнения начальства. Человеку, который пишет бессвязный текст и не использует основные правила оформления, не будут доверять сложные задания. Казалось бы, что это глупость. Ведь нельзя судить о работнике по одним запискам. Но суть в том, что люди всегда субъективно оценивают все вокруг. Плохая речь и игнорирование установленных правил приведет в негативным последствиям.

Чтобы избежать неприятностей, лучше уделить немного времени этому вопросу и освоить написание внутренней документации.